«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Обзор книги Дэвида Аллена

Книга Дэвида Аллена — это не только четкое и разработанное руководство по повышению продуктивности, но и фундаментальный итог его многолетних размышлений о природе планирования. Почему планирование и организация часто вызывает негативные эмоции? Почему задуманное остаётся всего лишь прожектом, не становясь реальным проектом? Как повысить удовлетворённость от проживания своей жизни, выполняя обещанное себе и другим? Автор выступает гуманистом, веря в творческое начало человека и его естесcтвенный творческий потенциал, предлагая свою систему тайм-менеджмента как инструмент для расчистки пути в продуктивное состояние потока.

Ощущаем ли мы сегодня недостаток инструкций по организации рабочего времени и пространства? Есть дефицит компьютерных программ приложений по тайм-менджменту? Очевидно, что на сегодня ключевая проблема — мощный дефицит мотивации и внимания, то есть психологического ресурса.

Предлагая свою систему тайм-менеджмента, Д. Аллен оперирует такими понятиями, как осознанность (осмысленность), концентрация, фокус внимания, психологическое благосостояние, поток, внутренняя (психическая) энергия. Это кардинально отличает GTD (Getting things done) от традиционных моделей управления временем и делами. Автор смещает акцент с эффективности инструментария методики на эффективную организацию работы мозга и достижение психологического удовлетворения.

Поток информации, которая ежедневно поступает в наш мозг, настолько мощный, что мы оказываемся не готовыми к такому числу внутренних и внешних обязательств. Ясность рассудка, спокойствие и контроль за ситуацией — вот что обещает каждому GTD. Чтобы реализовать что-то ценное, необходим контроль своего внимания и концентрация на настоящем моменте. Нужно осмысленно управлять информационным шумом и постоянно работать над кристаллизацией своих приоритетов.

Знать и четко понимать ЦЕЛЬ любого действия — главное требование для установки верного фокуса, творческого развития и сотрудничества.

GTD занимается фундаментальными вопросами осмысленной работы и образа жизни, а не просто предлагает методы повышения эффективности.Система одинаково хорошо работает и для топ-менеджера, и для домохозяйки, для актёра или духовного лица. Все испытывают на себе гнёт рутины и хотели бы реализовать что-то очень важное в жизни.

Все мы от природы натуры творческие и воплощаем свой потенциал в нашем образе жизни, в росте и развитии, в самовыражении. Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии. С практической точки зрения суть в том, чтобы позволить себе действовать, допустить появление спонтанных идей, искать в них рациональное зерно и использовать его.

Подробное описание инструментария грамотного планирования проектов и задач Д. Аллен сочетает с размышлениями о психологических основах целеполагания и процесса деятельности, с данными когнитивных наук и нейропсихологии, — и это делает систему GTD универсальной и современной.

Если не говорить о типе «достигатора» (человеке, сосредоточенном на достижении заявленных целей исключительно ради статуса «успешный»), закономерно встаёт вопрос: зачем нужно быть эффективным и продуктивным?Дэвид Аллен рассматривает любые планы и идеи как договоренности человека с самим собой. Помимо обязательств перед другими, которыми наполнена наша жизнь, мы подсознательно воспринимаем спонтанно намеченные дела как обещание самому себе. Нарушая договоренности, мы раз за разом снижаем кредит доверия и постепенно разочаровываемся в себе. Переживание негативных эмоций в связи с планированием и организацией — обычное дело, говорит автор. Все, что нужно сделать — это вернуть себе контроль над ежедневной рутиной. Система GTD призвана освободить мозг от необходимости бессистемно перетасовывать карты с задачами, проблемами, идеями и освободить энергию для принятия верных решений.

Что представляет собой все то, что находится в вашей корзине «Входящие»? Это не что иное, как ваши договоренности с самим собой: вы сами для себя решили, что должны как-то с этим справиться. Ваши негативные эмоции — прямое следствие нарушения этих договоренностей, что становится сигналом снижения доверия к самому себе.

Прокрастинация — это нормально, утверждает Д. Аллен. Сомнение в правильности намеченного курса является частью модели планирования. Более того, делание без сомнений — признак человека неосознанного.

Кто не занимается прокрастинацией? Очень часто это прямолинейные люди, не отличающиеся тонкой душевной организацией, которые просто решают что-то и начинают делать, не осознавая, сколько всего разного может пойти не так. Остальные только беспокоятся по поводу самых разных вещей.

Чтобы быть уверенным в том, что делаешь, необходимо сверяться с картой своих ценностей и ключевых жизненных ролей. Сосредоточение на тонких планах жизнедеятельности возможно только при налаженной и отработанной системе контроля за выполнением текущих забот.

Нас безумно раздражает то непомерное число дел, которые нам предстоит выполнить. А откуда взялись все эти задачи, из которых состоят наши списки дел? Возникли из наших ценностей!

Помимо исследования психологических механизмов реализации намеченных действий и решения проблем, автор рассматривает систему GTD как «когнитивную науку».

Нам нужно знать, как оценить и поддержать наше мышление, каким бы неформальным оно ни было.

Ключевой момент всей системы GTD — это освобождение оперативной памяти от лавины мысленных заметок из категории «сделать» и четкое представление о следующем действии. Всё, что может быть зафиксировано и привязано к дате или любому другому контексту, должно быть отдано на откуп внешним системам организации: календарям, спискам, картотекам. Такая идея основана на исследованиях в области нейропсихологии и психологии запоминания.

Все, что хранится только у вас в голове, поглощает либо больше, либо меньше внимания, чем заслуживает.

Любые задачи, которые вы решили выполнить, мозг относит к категории «сделать сейчас». Согласно современным данным о работе мозга, многозадачность — это миф. Поместив в память одновременно несколько задач, вы обрекаете себя на провал и подвергаете себя постоянному стрессу.

Дэвид Аллен также развеивает миф всех традиционных систем тайм-менеджмента о приоритетности. Его идея в том, что мозг рассматривает поступающие сигналы-задачи как равнозначные. Занимайтесь тем проектом, который волнует вас сейчас. Используйте интуицию и внутреннюю мудрость, чтобы определить порядок выполнения пунктов в проекте. Да, именно так! Интуиция, шестое чувство — ключевой инструмент успешно работающей системы GTD.

Чтобы получить необходимую степень СВОБОДЫ, необходимо держать под контролем все свои обязательства и действия. Вы должны быть уверены, что занимаетесь именно тем, чем должно, и что вы вполне обоснованно решили не делать что-то другое. Это обеспечивает вам ощущение присутствия здесь и сейчас, оптимальное для любой деятельности.

«Как привести дела в порядок» — книга не для однократного прочтения, она многослойна и для каждого этапа вашей жизни будет звучать иначе и быть полезной по-новому. Для начала попробуйте внедрить в практику хотя бы пару инструментов, предлагаемых Дэвидом Алленом. Получив результат и одержав маленькую победу над хаосом и бессмыслием, вам непременно захочется закрепить результат и освоить другие эффективные способы управления своей жизнью.

КНИГА НА САЙТЕ ИЗДАТЕЛЬСТВА «Манн, Иванов и Фербер»

ОБ АВТОРЕ

Дэвид Аллен — один из самых известных теоретиков продуктивности и личной эффективности. Он изобрел собственную методику управления временем Getting Things Done. Главный принцип методики GTD состоит в том, что человеку необходимо освободить свой мозг от запоминания списков текущих дел. Для этого нужно «перенести» списки из своей головы на внешний носитель. Когда мозг перестанет удерживать эти данные, он перестанет беспокоиться и сможет сконцентрироваться на непосредственном выполнении этих задач.

Дэвид — глава компании David Allen Company. Вот уже более двадцати лет он консультирует топ-менеджеров таких компаний, как Ford Foundation, журнал New York Life, The World Bankи другие. Аллен проводит тренинги по вопросам продуктивности по всему миру. Его статьи часто публикуются в изданиях Los-Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times.

Книга «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» переведена на пятнадцать языков. Журнал Time назвал ее «лучшей бизнес-книгой десятилетия». Книги Дэвида Аллена разошлись тиражом 5 миллионов экземпляров. Благодаря методу Аллену миллионы людей спаслись от завалов текущими делами.

Информация с сайта издательства «Манн, Иванов и Фербер»